Come organizzare il vostro Ufficio Export

Immaginate il seguente scenario: avete ricevuto dall’estero una serie di richieste, ma non le avete trovate tanto interessanti in termini di costo/beneficio, perché non siete attrezzati per rispondere adeguatamente e tempestivamente. Come fare?

Probabilmente, in seguito a conversazioni, scambi di opinioni con colleghi e dati concreti del mercato, vi siete finalmente convinti a fare il grande passo verso l’export e vorreste organizzare al meglio la vostra internazionalizzazione. La prima domanda è, ovviamente, “da dove comincio?” Ecco alcuni punti da considerare:

Analisi delle risorse interne: quali competenze orientate all’internazionalizzazione sono già in possesso del vostro personale? Se già disponete di persone che parlano bene l’inglese o altre lingue, allora potete iniziare a pensare a un ulteriore sviluppo della vostra struttura commerciale. Supponendo che la risorsa conosca già il prodotto o il servizio aziendale, si potrà lavorare specificamente alle competenze necessarie per la gestione del commercio estero.

Reperire le informazioni sui prospect che vi hanno contattato. Questo è un ottimo punto di partenza, che vi permetterà di individuare subito dei possibili mercati obiettivo. Non solo avrete dei nominativi di persone da ricontattare, ma molto probabilmente vi farete anche una prima idea delle richieste specifiche provenienti da un determinato paese. Ricordate anche che è sempre meglio cominciare con pochi mercati.

Chiedete informazioni alla vostra Camera di Commercio e reperitene altre sul web. Le Camere di Commercio organizzano numerose attività mirate all’internazionalizzazione, e producono dei documenti molto interessanti su diversi paesi, divisi per settore. In questo modo, potete farvi una prima idea dei mercati scelti, che potrete integrare grazie alle news reperibili sul web e sulle riviste di settore.

Figure professionali da incorporare. A questo punto, dovete pensare alle figure che non possono mancare in un Ufficio Estero:

*L’Export Manager, che proporrà alla Direzione la strategia estera, collaborando al design della politica dei prezzi e alla scelta e alla gestione dei mercati obiettivo. Questi si occuperà di seguire e coordinare le attività operative svolte dagli addetti all’ufficio estero, come gli impiegati della segreteria e gli export area manager. Nel caso in cui l’export manager non abbia sotto di sé dei manager di zona, allora sarà egli stesso ad andare in missione nei paesi di interesse.

*La segreteria, che coinvolgerà una o più persone a seconda del volume di lavoro iniziale, curerà certi aspetti pratici, come i rapporti con i clienti (per corrispondenza e telefonici), la ricezione di richieste e di ordini, la redazione di offerte e di conferme d’ordine, la creazione di statistiche, la partecipazione a fiere di settore, la cura della logistica e delle pratiche burocratiche inerenti alle spedizioni.

Formazione: Dovete assicurarvi che il vostro staff sia in condizione di dare delle risposte in maniera adeguata e tempestiva. Gli aspetti tecnici del commercio internazionale – pagamenti e spedizioni – sono tanto importanti quanto la conoscenza del prodotto da esportare. Inoltre, una cattiva gestione delle informazioni tra uffici potrebbe portare a trascurare dei dettagli importantissimi per portare a termine una vendita.

Stanziate un budget per il nuovo ufficio. I fondi assegnati dovrebbero coprire le spese per le missioni estere, le fiere di settore, il sito internet multilingue, la gestione dei vostri canali social, le traduzioni, realizzate da professionisti madrelingua o comunque da personale competente, e anche le brochure cartacee in lingua.

Tutti i passi elencati vi permetteranno di partire con il piede giusto a livello globale. Affrontateli con costanza, cura dei dettagli e la massima integrazione possibile: i primi risultati soddisfacenti non tarderanno ad arrivare.

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